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Affinity map: síntesis mediante asociación

Por | pensamiento visual | No hay comentarios

El objetivo

Uno de los ejercicios más comunes en el contexto empresarial creativo es la ‘Lluvia de ideas’ (Brainstorming): un método a través del cual un grupo de personas genera la mayor cantidad de ideas, alrededor de un tema, y en un período de tiempo limitado. Sin embargo, el resultado es un sinfín de información inconexa que necesita asociaciones, pues solo así se obtienen conceptos claros sobre los cuales trabajar. Ese es el objetivo principal de los diagramas de afinidad: síntesis mediante asociación.

El propósito

Usando un diagrama de afinidad (o un Affinity map, su nombre original) se logra:

  • Encontrar conexiones mediante la asociación de ideas dispersas.
  • Reconocer aspectos infaltables, así como patrones que necesitan ser reinventados.
  • Evidenciar dónde está enfocado el pensamiento de un grupo de trabajo.

En conjunto, se logran sintetizar grupos de ideas muy diversas, encontrando, de paso, los pensamientos comunes y recurrentes.

Nota: Esta técnica se usa para grupos grandes de trabajo y puede tomar, aproximadamente, 1 hora y 30 minutos.

Lo que necesita:Lo que necesita para un Affinity map

  • Una superficie despejada.
  • Hojas blancas para escribir.

Nosotros sugerimos medio pliego de papel blanco, aunque un tablero o una hoja tamaño carta de papel son también buenas opciones.

  • Papeles para notas (Sticky notes o posts-it).
  • Marcadores y/o esferos.

Cómo jugar:

Para realizar la actividad es básico contar con una pregunta inicial, de la cual pueda desprenderse mucha información. Esto implica, frecuentemente, temas generales, asuntos de fondo, o proyectos que agrupan personas con perspectivas diversas.

1. Una vez tenga la pregunta inicial, escríbala en el pliego de papel. Es importante que todo el equipo pueda verla y leerla cuantas veces sea necesario.

2. Invite a su equipo a generar soluciones para la pregunta, escribiendo sus respuestas en los papeles para notas. Este paso toma entre 10 y 15 minutos.

3. Recolecte las notas escritas por el grupo y péguelas sobre una superficie despejada. No olvide que deben ser visibles para todos los participantes.

4. Guiado por el grupo de trabajo, organice los papeles en columnas o grupos, siempre buscando la conexión entre ellas.

La participación es esencial pues entre más involucrados, más fácil y efectivo será el proceso

5. Teniendo en cuenta las asociaciones que se van creando, agrupe las ideas formando grupos en torno a ellas.

Tenga en cuenta que:

Está bien si las ideas o propuestas se repiten. ¡No las descarte! Esto, justamente, es lo que nos permite saber cuántas personas del grupo están pensando lo mismo.

También es útil darle un espacio a las notas que no consiguen agruparse con las demás. Por el momento no es necesario pensar en las categorías. En este paso lo más importante es crear relaciones entre las propuestas de cada persona.

6. Una vez la información esté ordenada, junto con su grupo de trabajo genere categorías que sirvan para juntar los grupos obtenidos del paso anterior.

Algunos consejos útiles en para este paso son:

El nombre de las categorías no es tan importante como lo es el nexo o la relación que las sustenta.

Si no hay acuerdos para categorías similares como ‘Objetivos’ y ‘Propósitos’, por ejemplo, escriba las dos.

En caso de encontrar categorías muy diferentes, observe cuáles tienen más aprobación entre el equipo de trabajo.

Estrategia:

Para lograr mejores resultados con la actividad, hay dos condiciones importantes:

  • Que los participantes generen múltiples ideas, con datos puntuales y a partir de información común.
  • El trabajo en la fase de asociación, es decir, el empeño puesto en la creación de los grupos y las categorías.

También es importante que a la hora de categorizar, usted se convierta en un facilitador de la actividad, lo que quiere decir que sea mediador (interviniendo siempre en la medida justa) y genere preguntas en torno a las propuestas del equipo. Así logrará dar claridad a su equipo al momento de sintetizar las ideas y crear las categorías suficientes para agruparlas.


 

*El ejercicio original fue concebido por Kir Kawakita en la década de los sesenta y es conocido como ‘Método KJ’.